DPS Słoneczne Wzgórze

WEZWANIE DO WYKAZANIA SZCZEGÓLNEJ ISTOTNOŚCI DLA INTERESU PUBLICZNEGO PRZETWORZENIA INFORMACJI PUBLICZNEJ

W związku z otrzymaniem  6 września 2024 r. wniosku  z Państwa wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, podajemy co następuję.  

 

Pytania: 

1.INFORMACJA OGÓLNA O PODMIOCIE 

Jednostka (nazwa):  Dom Pomocy Społecznej Słoneczne Wzgórze
Powiat: kwidzyński Gmina: Ryjewo
Województwo. pomorskie

TERYT:

Ilość mieszkańców gminy/powiatu:
· do 10 000 gmina
· pow. 10 000 powiat

Ilość osób świadczących pracę na rzecz jednostki:
· do 50
· 50-250
· pow. 250

2.  Czy w Państwa jednostce została wdrożona wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodna z najnowszymi wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r.? Czy w/w procedura uwzględnia nowe terminy, raportowanie, zakres podmiotowy i przedmiotowy które wynikając z nowych rozwiązań prawnych?
· NIE, jednostka jest w trakcie jej wdrażania. 

3. Jakie kanały zgłoszeń wewnętrznych zostały już udostępnione lub będą w dniu wejścia w życie ustawy(tzn. 25.09.2024r)  - sygnaliście?   

· skrzynka fizyczna
· osobiste spotkanie
· dedykowany e-mail
· dedykowany telefon zaufania
· kanał zgłoszeniowy w postaci platformy elektronicznej. Proszę podać nazwę platformy i termin rozpoczęcia i zakończenia umowy ………………………………………………………………………………
· inne: jakie? ……………………………………………………………………………… 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

Prawo dostępu do informacji publicznej obejmuje prawo żądania informacji publicznej o określonych faktach i stanach istniejących w chwili jej udzielania, nie zaś o nie zmaterializowanych w jakiejkolwiek postaci zamierzeniach podejmowania określonych działań (Wyrok NSA z 20.06.2002 r., II SAB 70/02). Informacja publiczna dotyczy więc sfery faktów, tj. zdarzeń już zaistniałych (wyrok NSA z 5.11.2015 r., I OSK 2143/14).

4. Jaki kanał zgłoszeń wewnętrznych został lub będzie wdrożony w dniu wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów (tzn. 25.09.2024r)  który zapewnia anonimowość sygnaliście? Proszę podać czy jednostka sama opracuje czy korzystać będzie z zewnętrznego systemu informatycznego zapewniającego anonimowość? 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

Prawo dostępu do informacji publicznej obejmuje prawo żądania informacji publicznej o określonych faktach i stanach istniejących w chwili jej udzielania, nie zaś o nie zmaterializowanych w jakiejkolwiek postaci zamierzeniach podejmowania określonych działań (Wyrok NSA z 20.06.2002 r., II SAB 70/02). Informacja publiczna dotyczy więc sfery faktów, tj. zdarzeń już zaistniałych (wyrok NSA z 5.11.2015 r., I OSK 2143/14).

4. Jeżeli w chwili obecnej nie zostały wdrożone kanały zgłoszeń i system zapewniający anonimowość sygnaliście to kiedy planowane jest wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych i kanału zgłoszeń zapewniający anonimowość? Proszę o wybranie:
· jesteśmy w trakcie wdrożenia
· 25.09.2024 

 · III kwartał 2024 r. · IV kwartał 2024 r.
· w 2025 r. lub później
· nie wiem 

W przypadku wyboru wariantu (okienka) 3,4,5 zmuszeni będziemy powiadomić odpowiednie instytucje o niedostosowaniu się jednostki do wymagań prawnych jakie niosą za sobą nowe przepisy o ochronie sygnalistów.

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Będzie obowiązywała od 25.09.2024 r.

Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

Prawo dostępu do informacji publicznej obejmuje prawo żądania informacji publicznej o określonych faktach i stanach istniejących w chwili jej udzielania, nie zaś o nie zmaterializowanych w jakiejkolwiek postaci zamierzeniach podejmowania określonych działań (Wyrok NSA z 20.06.2002 r., II SAB 70/02). Informacja publiczna dotyczy więc sfery faktów, tj. zdarzeń już zaistniałych (wyrok NSA z 5.11.2015 r., I OSK 2143/14

5. Czy zostały zabezpieczone środki finansowe na wdrożenie wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa i kanałów zgłoszeń?
Odpowiedź

· TAK 

6.  Jeżeli wdrożono wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa, kto został wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty? 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

7.W przypadku wyznaczenia pracownika do obsługi sygnalistów proszę o wykazać spełnienie wymogów:
a) kwalifikacje do pełnienia tej funkcji  

b) niezależność  

c)odpowiednia wiedza pracownika, sposób rozliczania i kwoty rozliczeń w ramach umowy: miesięcznie, jednorazowa, stawka godzinowa (brutto), jeśli inaczej – jak? przedmiot i sposób realizacji usługi przez  przedłożenie skanu umowy ( np. umowa zlecenie).  

d) zakres obowiązków, wykaz szkoleń, rekomendacje do pełnienia funkcji 

 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

 

8. Czy osoba/podmiot obsługujący zgłaszania naruszeń prawa została przeszkolona w zakresie nowych uregulowań prawnych? 

Odpowiedź

Nie. Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.

9. W jaki sposób podmiot spełni obowiązek bezstronności osoby/podmiot obsługującego zgłaszania naruszeń prawa? Prosimy w kilku zdaniach o uzasadnienie odpowiedzi. 

Odpowiedź

Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

10. W przypadku korzystania z podmiotu zewnętrznego w zakresie obsługi czy została zawarta umowa z podmiotem zewnętrznym na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od sygnalistów lub zamierzacie Państwo taką umowę zawrzeć?

Odpowiedź.

Nie korzystamy z podmiotu zewnętrznego w zakresie obsługi. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej

11. Proszę o podanie danych podmiotu zewnętrznego, z którym zawarto umowę na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od sygnalistów (jeżeli dotyczy).
Proszę wymienić: ……………………………………………………………………………… 

Odpowiedź.

Nie korzystamy z podmiotu zewnętrznego w zakresie obsługi.

12. Czy z w/w podmiotem będzie zawarta umowa powierzenia danych? 

Odpowiedź.

Nie korzystamy z podmiotu zewnętrznego w zakresie obsługi.

13. Organizacje, które wdrażają system whistleblowingowy już na etapie projektowym, zgodnie z zasadą „privacy by design”, powinny uwzględnić we wdrażanym rozwiązaniu ochronę danych osobowych. Muszą pamiętać, że start tego nowego procesu przetwarzania danych osobowych, powinien zostać poprzedzony udokumentowaną analizą ryzyka. Czy w podmiocie został opracowany dokument analiza ryzyka w zakresie sygnalistów oraz „privacy by design” w zakresie nowych rozwiązań prawnych? 

 

Odpowiedź

Nie

 

14. Czy został opracowany rejestr czynności przetwarzania dla procesu sygnalistów? 

W ramach ochrony danych osobowych sygnalistów niezbędne jest także dostosowanie rejestru czynności przetwarzania, który w większości podmiotów jest niezbędnym dokumentem wynikającym z RODO. 

 

Odpowiedź

Jesteśmy w trakcie wdrażania procedury.

 

15. W jaki sposób został lub będzie spełniony obowiązek informacyjny RODO. 

 

Odpowiedź.

Stopień ogólności pytanie uniemożliwia udzielenie odpowiedzi. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej

 

16. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę na odbiorców danych w rozumieniu art. 6 pkt. 9 RODO? 

 

Odpowiedź

Nie wdrożono jeszcze przepisów procedury dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych. Jesteśmy w trakcie wdrażania.

 

17. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę retencję danych? 

 

Odpowiedź

Nie wdrożono jeszcze przepisów procedury dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych. Jesteśmy w trakcie wdrażania.

 

18. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę na prawa podmiotów danych? 

Przyjmując zgłoszenia o nieprawidłowościach, podmiot staje się administratorem danych osobowych przekazanych przez sygnalistów.  Trzeba mieć świadomość, że to nie tylko dane osobowe sygnalisty. W grę wchodzić będzie także zabezpieczenie danych osób, których dotyczy zgłoszenie oraz osób postronnych (świadków naruszenia lub innych osób, które mogą być potencjalnie dotknięte skutkami zgłoszenia). 

Wobec każdej z tych osób, dana organizacja powinna spełnić obowiązek informacyjny, czyli przekazać informację o sposobie przetwarzania danych osobowych, tzw. klauzulę informacyjną. 

 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Jesteśmy w trakcie wdrażania.

 

19. Czy pracownicy zostali lub będą przeszkoleni w zakresie systemu zgłaszania naruszeń prawa?
· TAK
· NIE 

Jeżeli tak to w jaki sposób? 

…………………………………………………………………………………………………

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej

 

20. Jeżeli nie, czy szkolenie będzie przeprowadzone:
· we własnym zakresie
· przez firmę zewnętrzną
· inny sposób 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

21. Kto w jednostce będzie odpowiedzialny za raportowanie zgłoszeń naruszeń prawa? 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej

 

22. Czy podmiot zdaje sobie sprawę, że w pełni odpowiada za obsługę systemu zgłaszania nieprawidłowości na etapie jego funkcjonowania, w tym przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych, opracowywanie raportów oraz zapewnienie poufności? 

Odpowiedź

Pytanie nie dotyczy informacji publicznej.

23. W jaki sposób podmiot będzie chronił tożsamość sygnalisty? Czy będą mogli oni bezpiecznie i anonimowo zgłaszać problemy dostrzeżone w miejscu pracy za pośrednictwem przyjaznego narzędzia do komunikacji? 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych.. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej.

24. Ustawodawca wymaga aby kanały przyjmowania zgłoszeń były zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu. Oprócz kwestii bezpieczeństwa ustawa i dyrektywa stawia dodatkowe wymogi, które w zasadzie dotyczą procesu dokonywania i przyjmowania zgłoszeń, ale w praktyce często będą realizowane poprzez wskazane kanały dokonywania zgłoszeń. Chodzi m.in. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, czy przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Czy w/w będą spełnione? 

Odpowiedź

Nie została jeszcze wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacja o zdarzeniach przyszłych nie stanowi informacji publicznej. Jesteśmy w trakcie wdrażania procedury, która będzie zgodna z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r.

  

Dyrektor Domu Pomocy Społecznej Słoneczne Wzgórze w Ryjewie

Jolanta Mroczek